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La acción de capacitación se realizó en coordinación con INAI, el Archivo General de la Nación, el INFO CDMX y la Comisión de Archivos y Gestión Documental del Sistema Nacional de Transparencia; participaron cerca de 700 personas servidoras públicas.
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El tratamiento y resguardo de los documentos es obligación de las instituciones porque, a través de ellos, la ciudadanía puede conocer y tener certeza de las acciones que realizan sus autoridades: Comisionada Marina San Martín.
Con la finalidad de capacitar a los sujetos obligados de la capital del país y proporcionarles elementos técnicos y metodológicos para dar cumplimiento a las obligaciones en materia de archivos, se llevó a cabo la Jornada de Acompañamiento en “Gestión Documental y Administración de Archivos”, la cual contó con una asistencia aproximada de 700 personas de manera virtual (395 en YouTube y 294 en zoom).
El evento fue organizado por el Instituto Nacional de Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos Personales (INAI), el Archivo General de la Nación (AGN), el Instituto de Transparencia, Acceso a la Información Pública, Protección de Datos Personales y Rendición de Cuentas de la Ciudad de México (INFO CDMX) y la Comisión de Archivos y Gestión Documental del Sistema Nacional de Transparencia (SNT).
En el acto protocolario de inauguración, la Comisionada Ciudadana del INFO CDMX y coordinadora del área de capacitación en ese órgano garante, Marina San Martin Rebolloso, destacó que esta Jornada está dirigida de forma específica al personal responsable de la gestión documental, porque los archivos son fuente de información para tomar decisiones de impacto social.
La también secretaria técnica de la Comisión de Capacitación, Educación y Cultura del SNT comentó que “gracias a la labor de documentar podemos saber de dónde venimos, conocer quiénes somos, acreditar nuestra preparación, demostrar nuestra trayectoria profesional, asegurar nuestro patrimonio y defender nuestros derechos”.
En el caso de las Instituciones -dijo-, los archivos pueden mostrar su misión, rendir cuentas de sus metas, logros, acciones, actos de autoridad, presupuesto y todos los aspectos que deben ser conocidos por la sociedad. “El tratamiento y resguardo de los documentos es obligación de las instituciones porque, a través de ellos, la ciudadanía puede conocer y tener certeza de las acciones que realizan sus autoridades”, añadió.
Refirió que los organismos garantes del país tenemos un compromiso permanente encaminado a generar acciones de formación en esta materia para brindar un mejor servicio público; “para que la información que se genera día a día al interior de las instituciones no se pierda o diluya en el tiempo, sino que los documentos en donde consta se conviertan en narradores de la labor pública”.
En su mensaje de bienvenida, el Comisionado Presidente del INFO CDMX, Arístides Rodrigo Guerrero García, destacó que los archivos son las pruebas para la escritura de la historia y sirven para construir la identidad de una sociedad. “Nos ayudan a custodiar decisiones, actuaciones y memoria; nos permiten conservar un patrimonio único e irremplazable que se transmite de generación en generación”.
Añadió que el objetivo primordial de los archivos es conservar la memoria histórica para saber de dónde venimos y para dónde vamos. A su vez -comentó Guerrero García-, sin archivos no hay transparencia, nos permiten ser garantes de la transparencia de una administración.
Durante la inauguración, también estuvieron presentes la Comisionada Ciudadana del INFO CDMX y secretaria técnica de la Comisión de Archivos y Gestión Documental del SNT, Laura Lizette Enríquez Rodríguez, y el Comisionado Ciudadano Julio César Bonilla Gutiérrez.
En representación de las personas Comisionadas del INAI, Josefina Román Vergara y Francisco Javier Acuña Llamas, el Secretario Ejecutivo de ese órgano garante nacional, José de Jesús Ramírez Sánchez, dijo que se aspira a construir una cultura archivística para impulsar la transparencia y acceso a la información pública. “Uno de los factores determinantes para la construcción del sistema de archivos es la capacitación de todas las personas involucradas en la manipulación de archivos”.
Al tomar la palabra, la Directora de Desarrollo Archivístico del AGN, Mireya Quintos Martínez, afirmó que los archivos son la base para combatir a la corrupción y, por ello, se busca llevar el conocimiento de la cultura archivística a todos los Estados del país, para que los sujetos obligados lleven a cabo su encomienda y tengan patrimonio histórico.
En su oportunidad, el Comisionado del Instituto Estatal de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales de Yucatán y Coordinador de la Comisión de Archivos y Gestión Documental del SNT, Aldrin Martín Briceño Conrado, resaltó que los archivos son fundamentales para el ejercicio del derecho a saber, de ahí la importancia de su preservación y que las personas responsables de éstos se capaciten en la materia.
La Jornada de Acompañamiento en “Gestión Documental y Administración de Archivos” fue impartida por las personas instructoras Leticia González Tapia, Directora de Estudios de la Dirección General de Gestión de Información y Estudios del INAI; Luis Alfredo Romero Pérez, Jefe de Departamento de Información de la Dirección General de Gestión de Información y Estudios del INAI; y Juan Martín Ríos González, Subdirector de Capacitación y Asesoría Archivística del AGN.
El curso se desarrolló en tres temas: a) Evolución del marco normativo en materia de gestión documental y administración de archivos en México y Ley General de Archivos; b) Organización del archivo de trámite; y Gestión documental en los sujetos obligados. Posterior a la exposición de los módulos, las personas instructoras respondieron diversas preguntas e inquietudes de las y los participantes.